O CRM do BotoZap guarda quem são os seus contatos e em que pé está cada negócio com eles. Tudo começa na conversa: quem fala com o seu número vira um contato, e a partir dele a sua equipe registra as negociações em andamento e os pedidos que precisam de solução, cada um com responsável, próximo passo e histórico.
Tudo o que aparece aqui vale para o cliente escolhido no seletor do topo do painel. Se você atende várias empresas, cada uma tem os seus contatos, as suas etapas e os seus registros.
Palavras que aparecem nas telas
Contato. A pessoa que conversou com o seu número ou que você trouxe numa planilha. Tem telefone, nome, tags, campos personalizados, consentimento e uma etapa. Veja Contatos.
Etapa. Em que ponto do caminho o contato está. Todo cliente começa com quatro: Não respondeu, Respondeu, Negociando e Concluído. Você pode renomear, mudar a cor, reordenar e criar outras. Veja Etapas e campos personalizados.
Funil de contatos. O quadro com uma coluna por etapa e um cartão por contato. Fica em CRM › Contatos, no botão Funil de contatos. As duas primeiras etapas andam sozinhas: quem recebe uma transmissão entra em Não respondeu e, quando responde, passa para Respondeu. Veja Funil de contatos.
Oportunidade. Uma negociação com um contato: o que está sendo vendido, o valor, a etapa, quem cuida e o que fazer em seguida. Termina Ganha ou Perdida. Um mesmo contato pode ter várias oportunidades ao mesmo tempo.
Demanda. Um assunto do contato que precisa ser resolvido, como um pedido de troca ou uma correção de cadastro. Tem prazo e termina Resolvida ou Encerrada. Pode estar ligada a uma oportunidade do mesmo contato.
Próximo passo. O que alguém da equipe precisa fazer e quando. É com ele que o Radar descobre o que está atrasado ou esquecido.
Oportunidades e demandas ficam em CRM › Oportunidades e demandas. Veja Oportunidades e demandas.
Etapa do contato e etapa da oportunidade
As oportunidades usam a mesma lista de etapas do funil de contatos, mas cada uma anda sozinha. Mover uma oportunidade para Negociando não move o contato, e mover o contato não mexe nas oportunidades dele.
Por que é assim: a etapa do contato conta como está a relação com a pessoa (recebeu a transmissão, respondeu). Já um contato pode ter duas ou três negociações diferentes, e cada uma precisa da sua própria etapa.
Como o CRM se liga às conversas
- Ao abrir uma conversa no Inbox, o painel do contato mostra a seção Contato, com a Etapa dele (dá para trocar ali mesmo), e a seção CRM, com as oportunidades e demandas desse contato. O que você cria ou salva pela conversa fica vinculado a ela.
- As mensagens de uma conversa vinculada contam como atividade do registro. Assim o Radar não aponta como parada uma negociação que está andando pelo WhatsApp.
- Encerrar uma conversa não encerra a oportunidade nem a demanda. Cada registro termina só quando alguém marca o desfecho.
O que depende do plano
- Em todos os planos: a lista de contatos, a busca, as tags, os campos personalizados, o consentimento e a importação de planilha.
- Nos planos pagos (Starter e Pro) e no período de teste: o funil de contatos (mover contatos entre etapas, gerenciar etapas, nota do contato), as oportunidades e demandas em CRM › Oportunidades e demandas e o Radar.
Contas do plano Free criadas antes da mudança de planos continuam usando o funil até a data que aparece no aviso do topo da tela. Para mudar de plano, abra Configurações › Plano.
Onde fica cada coisa
No menu CRM:
- Oportunidades e demandas: as negociações e os pedidos de cada contato, em quadro por etapa ou em lista. No topo, Gerenciar etapas cria e organiza as etapas. Oportunidades e demandas.
- Contatos: a lista de contatos e, no botão Funil de contatos, o quadro com um cartão por contato. Contatos e Funil de contatos.
"Funil", sozinho, é sempre o funil de contatos. As etapas são as mesmas nas duas telas, e Gerenciar etapas aparece nas duas.
Fora do menu CRM, mas ligados a ele:
- Atendimento › Radar: o que precisa de ação agora, montado a partir dos próximos passos, responsáveis e prazos do CRM.
- Campanhas › Automações: réguas de mensagens que começam quando um contato ou uma oportunidade entra numa etapa.
- IA › Agentes: o agente pode consultar e atualizar o CRM, se você permitir.
Como essas peças conversam está em Radar, réguas e IA no CRM.