Os horários livres que a Agenda oferece saem de três cadastros: os serviços (quanto tempo cada atendimento dura e com que antecedência pode ser marcado), a jornada de cada pessoa (em que dias e horários ela atende) e as exceções (folgas, feriados, horários extras). Os agentes de IA que marcam horários usam as mesmas regras.
Antes de começar
- Escolha o cliente no seletor do topo. Serviços, jornadas e exceções valem só para esse cliente.
- As pessoas que atendem precisam ser membros da Conta. Convide em Configurações › Membros.
Abrir a tela
No menu, clique em Configurações › Horários e serviços. A mesma tela abre pela Agenda, em ··· › Horários e serviços. Ela tem três abas: Serviços, Jornadas da equipe e Exceções e bloqueios.
Serviços
Um serviço é um tipo de atendimento: "Consulta", "Avaliação", "Aula experimental".
- Na aba Serviços, clique em Novo serviço.
- Preencha:
- Nome e, se quiser, Descrição.
- Duração (min): quanto tempo o atendimento ocupa. Vem com 60.
- Intervalo entre opções (min): de quanto em quanto tempo os horários livres são oferecidos. Com 15, a agenda oferece 9:00, 9:15, 9:30…
- Preparação antes (min) e Intervalo depois (min): tempo reservado antes e depois, para arrumar a sala ou deslocar. Esse tempo também bloqueia a agenda.
- Antecedência mínima (min): com quanto tempo de antecedência dá para marcar. Com 120, ninguém marca para daqui a uma hora.
- Reservas até (dias): até quantos dias à frente dá para marcar. Vem com 60.
- Disponível para novos compromissos: desmarque para parar de oferecer o serviço.
- Clique em Salvar serviço.
Para mudar um serviço, clique nele na lista, ajuste e salve. Serviços não são excluídos: desmarque Disponível para novos compromissos. Os compromissos já marcados continuam como estão.
Os lembretes automáticos de cada serviço são configurados nas réguas. O link Configurar réguas de lembrete abre Automações.
Jornadas da equipe
A jornada diz em que dias e horários cada pessoa atende. Sem jornada, a agenda não oferece horários livres para essa pessoa. Cada pessoa tem uma jornada por cliente.
- Na aba Jornadas da equipe, clique em Nova jornada. Para mudar uma jornada existente, clique no nome da pessoa na lista.
- Em Responsável, escolha a pessoa.
- Em Fuso horário, confira o fuso. Vem com o Horário de Brasília. Se a pessoa atende em outro fuso, escolha na lista pelo nome do lugar, como Amazonas (1 hora a menos que Brasília) ou Acre (2 horas a menos que Brasília). A lista da jornada mostra o fuso de cada pessoa pelo mesmo nome.
- Clique em Adicionar intervalo para cada período de trabalho. Em cada linha, escolha o dia da semana e o horário de início e fim.
- Clique em Publicar jornada.
Algumas regras:
- Cadastre todos os intervalos de cada dia. Se há almoço, crie dois intervalos: por exemplo, segunda das 09:00 às 12:00 e segunda das 13:00 às 18:00.
- Para terminar à meia-noite, use 24:00 no fim.
- Um compromisso precisa caber inteiro num intervalo do mesmo dia.
- Uma jornada sem nenhum intervalo bloqueia novas reservas para essa pessoa.
- Cabem até 50 intervalos por jornada.
Exceções e bloqueios
Exceções mudam a jornada num dia específico, sem mexer na semana toda.
- Na aba Exceções e bloqueios, clique em Nova exceção.
- Escolha o Responsável e a Data local.
- Em Tipo, escolha:
- Bloquear horário: o intervalo fica ocupado. Use para folga, médico, feriado.
- Disponibilidade extra: a pessoa atende nesse intervalo, naquele dia.
- Preencha Início e Término. Use 24:00 para ir até a meia-noite.
- Se quiser, escreva o Motivo.
- Clique em Salvar exceção.
A exceção segue o fuso da jornada da pessoa. Quando um bloqueio e uma disponibilidade extra se cruzam, o bloqueio vale. A lista Exceções publicadas mostra cada exceção com Editar e Remover.
O que acontece depois
- Ao criar um compromisso na Agenda, Consultar horários disponíveis já considera o serviço, a jornada e as exceções.
- Os compromissos já marcados não mudam quando você altera a jornada. As regras novas valem para as próximas reservas e remarcações.
- Se a pessoa conectou o Google Calendar, os horários ocupados dela também saem dos horários livres. Veja Calendários.
Problemas comuns
A pessoa não aparece com horários livres. Confira se ela tem jornada publicada, se o serviço está Disponível para novos compromissos e se não há um bloqueio no dia. A Antecedência mínima e o Reservas até também limitam os horários.
Não consigo criar outra jornada para a mesma pessoa. Cada pessoa tem uma jornada por cliente. Clique no nome dela na lista para editar a jornada existente.
"A confirmação não chegou." O painel não recebeu a resposta a tempo. Atualize a tela e confira se a mudança foi gravada antes de repetir.
Deu erro ao salvar. O aviso diz o motivo. Se outra pessoa mudou o mesmo cadastro enquanto você editava, clique em Descartar edição e atualizar configurações, confira a versão atual e refaça a sua alteração.