Em CRM › Oportunidades e demandas você acompanha dois tipos de registro. A oportunidade é uma negociação: tem valor, etapa e termina ganha ou perdida. A demanda é um assunto para resolver: tem prazo e termina resolvida ou encerrada. Os dois têm um responsável, um próximo passo com data, anotações e um histórico de tudo o que mudou.
Não confunda com o funil de contatos, o quadro com um cartão por contato que fica em CRM › Contatos. Veja Funil de contatos.
Antes de começar
- Oportunidades e demandas fazem parte dos planos pagos (Starter e Pro) e do período de teste. Sem eles, a tela mostra O funil faz parte dos planos pagos e o botão Ver planos, no lugar dos registros.
- Escolha o cliente no seletor do topo do painel.
- O contato precisa existir no BotoZap: ele entra sozinho quando conversa com o seu número, ou por planilha em Contatos.
- As etapas das oportunidades são as mesmas do funil de contatos. Para criar ou renomear etapas, clique em Gerenciar etapas, no topo desta tela. Veja Etapas e campos personalizados.
Oportunidade ou demanda?
- Oportunidade quando há algo a ganhar: "plano anual", "10 cadeiras para o escritório", "renovação do contrato".
- Demanda quando há algo a resolver: "trocar o produto com defeito", "corrigir os dados do pedido", "enviar a segunda via".
Uma demanda pode apontar para a oportunidade que a originou. Por exemplo, a demanda "ajustar a entrega" ligada à oportunidade "10 cadeiras".
Passo a passo: criar uma oportunidade
- Em CRM › Oportunidades e demandas, deixe Oportunidades selecionado e clique em Nova oportunidade.
- Em Contato, digite no campo de busca (nome, telefone ou usuário) e escolha a pessoa em Selecione o contato. Cada contato aparece com o mesmo nome da lista de Contatos e com o telefone ao lado. Se a lista for longa, use Anteriores e Próximos.
- Preencha o Assunto, o único campo de texto obrigatório. Exemplo: "renovação do contrato".
- Escolha o Responsável (ou deixe Sem responsável), a Etapa (ou Sem etapa), o Valor e a Moeda. A moeda vem como BRL; para outra, use o código de três letras maiúsculas, como USD.
- Em Próximo passo, escreva o que precisa ser feito, e em Data do próximo passo, quando. Os horários são de Brasília. A data acompanha o próximo passo: com a data preenchida e o próximo passo vazio, a tela avisa Escreva o próximo passo para usar a data do próximo passo.
- Se quiser, escreva em Anotações e preencha os Campos personalizados (veja abaixo).
- Clique em Salvar.
A oportunidade nasce com a situação Aberta e aparece no quadro, na coluna da etapa escolhida.
Passo a passo: criar uma demanda
- Clique em Demandas e depois em Nova demanda.
- Escolha o Contato e preencha o Assunto, como na oportunidade.
- Se a demanda nasceu de uma negociação, escolha a Oportunidade relacionada. A lista mostra só as oportunidades desse contato; use a busca ao lado para filtrar.
- Preencha Responsável, Próximo passo, Data do próximo passo e, se houver um prazo combinado, Prazo para conclusão.
- Clique em Salvar.
A demanda nasce Aberta. Demandas não têm etapa nem valor.
Campos personalizados
Os campos personalizados que você criou para os contatos também servem aqui. O formulário mostra cada um com o nome e o controle do tipo, como no cartão do contato: caixa de texto, caixa só de números, lista Sim/Não ou calendário. Preencha os que fazem sentido para o registro e deixe os outros vazios. Apagar o valor de um campo e salvar tira o campo do registro.
Um valor que não combina com o tipo é recusado com o nome do campo, por exemplo "Pontos" precisa ser um número (ex.: 42 ou 3,5). Para criar campos, veja Etapas e campos personalizados.
Acompanhar os registros
A tela abre nas oportunidades em aberto. Cada cartão mostra o assunto, a situação, o valor, o responsável (ou Sem responsável) e o próximo passo com a data. Quando falta o próximo passo, o cartão mostra Definir próximo passo em destaque.
- Quadro ou lista: as oportunidades aparecem em colunas por etapa, começando por Sem etapa. O número ao lado do nome de cada etapa é o total de oportunidades nela, dentro dos filtros escolhidos. Cada coluna mostra 20 de cada vez; Mostrar mais traz as seguintes daquela etapa. O botão Lista troca para uma grade de cartões; Quadro volta às colunas. Demandas aparecem sempre em grade.
- Filtros: Buscar assunto procura no assunto do registro. Ao lado, filtre por responsável (Todos os responsáveis, Sem responsável ou uma pessoa), por situação (Em aberto, Todas as situações ou uma situação específica) e, nas oportunidades, por etapa (Todas as etapas, Sem etapa ou uma etapa).
- Páginas: na Lista e nas demandas, a tela mostra 30 registros por vez, do mais novo para o mais antigo, com o total acima. Use Anterior e Próxima.
Mover uma oportunidade de etapa
- Clique no cartão da oportunidade.
- Troque a Etapa.
- Clique em Salvar.
O BotoZap marca a hora em que a oportunidade entrou na etapa nova. É por ela que o Radar avisa quando uma negociação fica tempo demais parada na mesma etapa. Mover a oportunidade não muda a etapa do contato no funil de contatos.
Ganhar, perder e resolver
Oportunidade. Abra o cartão e mude a Situação para Ganha ou Perdida. Em Motivo do desfecho, conte o porquê. O motivo é obrigatório para Perdida e opcional para Ganha. Clique em Salvar.
Demanda. A Situação tem cinco opções: Aberta, Em atendimento, Aguardando contato, Resolvida e Encerrada. Use Em atendimento e Aguardando contato para mostrar com quem está a vez. Ao escolher Encerrada, diga o Desfecho: Convertida, Não procede, Encerrada pelo contato, Perdida ou Sem resposta. Em Resolvida, o desfecho é registrado como Resolvida sozinho.
Registros ganhos, perdidos, resolvidos ou encerrados saem do filtro Em aberto. Para vê-los, escolha Todas as situações ou a situação desejada. Para reabrir, volte a Situação para Aberta e salve.
Oportunidades e demandas não são apagadas: elas terminam com um desfecho e ficam guardadas com o histórico.
Próximos passos
O próximo passo responde à pergunta "o que falta e para quando?". Mantê-lo em dia é o que faz o CRM trabalhar a seu favor:
- O Radar mostra o que está com o próximo passo vencido, sem responsável ou sem próximo passo definido.
- O cartão sem próximo passo aparece com Definir próximo passo, para ninguém esquecer.
Quando fizer o que estava combinado, abra o registro, escreva o passo seguinte, ajuste a data e salve.
Histórico
Tudo o que muda num registro fica guardado.
- Clique no cartão para abrir o registro.
- Na parte de baixo, em Histórico e conversas, clique em Carregar histórico.
Cada item mostra o que aconteceu, quem fez e quando: Registro criado, Registro atualizado, Conversa vinculada, Conversa desvinculada ou Importada do Funil. Nas atualizações, cada campo alterado aparece com o valor antes e depois da seta; o Valor aparece em dinheiro, como R$ 1.299,00 → R$ 1.500,00. Quando a mudança veio de uma integração ou de uma ação automática, o autor aparece como Integração ou automação.
Importada do Funil marca as oportunidades criadas automaticamente a partir dos contatos que já estavam em alguma etapa quando as oportunidades chegaram ao BotoZap.
Use Mais antigas e Mais recentes para navegar e Atualizar histórico para ver as mudanças mais novas.
Vincular a conversa
Vincular um registro a uma conversa deixa claro de onde veio a negociação e faz as mensagens dessa conversa contarem como atividade no Radar.
Pela conversa (o jeito mais simples). Abra a conversa no Inbox e, no painel do contato, abra a seção CRM. Ela mostra as oportunidades e demandas desse contato, com os mesmos botões e filtros. O que você cria ou salva ali fica vinculado àquela conversa. Para ir à tela completa, clique em Abrir Oportunidades e demandas.
Por esta tela. Abra o registro, clique em Carregar histórico e veja Conversas vinculadas. Cada conversa aparece com o canal, o número e a data da última mensagem, por exemplo "WhatsApp · +55 11 99999-0000 · última mensagem 24/09/2026 14:02".
- Abrir conversa leva à conversa.
- Desvincular desfaz o vínculo. A conversa continua existindo.
- Os botões Vincular conversa:, seguidos do canal, do número e da data, ligam outras conversas do mesmo contato.
Só dá para vincular conversas do próprio contato do registro.
O que acontece depois
- O Radar passa a considerar o registro: responsável, próximo passo, prazo e tempo na etapa. Veja Radar, réguas e IA no CRM.
- Se houver uma régua que começa pela Etapa da oportunidade ou pelo Estado da demanda, o contato entra nela quando o registro chega lá.
- No registro, o link Ver agenda deste contato mostra os compromissos marcados com a pessoa.
- Para conferir: o registro aparece no quadro ou na lista com a situação e o próximo passo que você salvou, e o histórico mostra Registro criado ou Registro atualizado com o seu nome.
Problemas comuns
O botão Salvar não habilita numa oportunidade nova. Escolha o contato em Selecione o contato. Sem contato o registro não é criado.
"Este registro mudou. Atualize antes de salvar." Outra pessoa, o agente de IA ou uma integração salvou o registro depois que você o abriu. Nada do que você digitou foi gravado. Clique em Descartar edição e recarregar registro, confira a versão atual e refaça a sua mudança. Isso evita que uma edição apague a outra sem ninguém perceber.
A oportunidade sumiu depois que marquei Ganha ou Perdida. O filtro Em aberto mostra só o que ainda está em andamento. Escolha Todas as situações ou Ganha.
Não encontro o contato ao criar. A busca procura pelo nome do contato, pelo nome do perfil, pelo usuário e pelo telefone, só entre os contatos do cliente escolhido no topo. Se o contato é de outro cliente, troque o cliente no seletor.
A etapa que eu queria não aparece. Crie a etapa em Gerenciar etapas, no topo desta tela. Veja Etapas e campos personalizados.
"Escreva o próximo passo para usar a data do próximo passo." A data do próximo passo foi preenchida sem o próximo passo. Escreva o que precisa ser feito em Próximo passo e salve de novo.