Em CRM › Contatos ficam as pessoas que conversaram com os canais do cliente escolhido no topo do painel, das mais recentes para as mais antigas. Um contato entra sozinho quando manda mensagem para o seu número, ou quando você importa uma planilha. Nesta tela você encontra o contato, marca com tags, preenche os campos personalizados e registra o consentimento.
No topo da tela, os botões Lista e Funil de contatos trocam entre a lista (este artigo) e o quadro por etapa. O quadro está em Funil de contatos.
Antes de começar
- Escolha o cliente no seletor do topo. Se ele ainda não tem canal conectado, a tela mostra Nenhum contato ainda.
- A lista, a busca, as tags, os campos personalizados, o consentimento e a importação funcionam em todos os planos.
A lista
Cada linha é um contato. As colunas são:
- Contato: o nome e, embaixo, o telefone.
- Etapa: a etapa do contato no funil, ou um traço quando ele ainda não tem etapa.
- Tags: até três tags; as demais aparecem como "+2", "+3". Passe o mouse para ver todas.
- Uma coluna para cada campo personalizado que você criou.
- Visto por último e Criado em.
- Editar: o lápis que abre o cartão do contato.
Acima da tabela aparece quantos contatos o cliente tem. A lista mostra 50 por página; quando há mais, embaixo aparecem a página atual e os botões Anterior e Próxima.
O botão Atualizar recarrega a lista, por exemplo depois que uma conversa nova chegou.
Buscar um contato
Digite na caixa Buscar por telefone, @, nome, tag ou campo. A busca procura em todos os contatos do cliente, não só na página aberta: no nome, no @, no telefone, nas tags e nos valores dos campos personalizados. O total acima da tabela passa a contar só os contatos encontrados. Para voltar à lista completa, apague o texto da busca.
Quando você chega do funil de contatos pelos links Ver na lista ou Ver todos na lista, a lista vem filtrada pela etapa e mostra o filtro acima da tabela, como Etapa: Sem etapa. Clique nele para tirar o filtro.
O nome do contato
O nome que aparece é o Nome do contato que você deu a ele, no cartão do contato ou na planilha importada. Esse nome é seu: o WhatsApp não o troca.
Enquanto o contato não tem um nome dado por você, aparece o que vem do WhatsApp: o nome de usuário com @, quando ele tem um, ou o nome do perfil, que o próprio WhatsApp informa e o BotoZap atualiza a cada mensagem. Sem nenhum dos dois, aparece o telefone.
O mesmo nome aparece na lista, no funil de contatos e na busca de contato das oportunidades e demandas.
Editar um contato
Clique no lápis no fim da linha. O cartão do contato tem o nome, o consentimento, as tags, os campos personalizados, a nota e, no fim, a exclusão do contato. O consentimento e as tags são gravados na hora; o nome, os campos e a nota, quando você clica em Salvar.
Nome do contato
Escreva em Nome do contato o nome que você quer ver no BotoZap, por exemplo "Ana (Loja Centro)", e clique em Salvar. O nome do perfil do WhatsApp continua guardado: para voltar a mostrá-lo, apague o Nome do contato e salve.
Tags
As tags são etiquetas livres para agrupar contatos: "vip", "atacado", "indicação".
- Em Nova tag, digite a tag. Enquanto você digita, aparecem sugestões com as tags já usadas em outros contatos, para manter a mesma grafia.
- Clique em Adicionar.
- Para tirar uma tag, clique no x ao lado dela.
Cada tag é gravada na hora, sem precisar salvar. Um contato tem até 20 tags, de até 40 caracteres cada. Tags que só mudam nas maiúsculas contam como a mesma: "VIP" e "vip" não viram duas.
As mesmas tags são usadas pelas réguas, pelos follow-ups da IA e pelo agente, quando ele tem permissão para marcar contatos.
Campos personalizados
Os campos que você criou aparecem um embaixo do outro, cada um com o controle do seu tipo:
- Texto: uma caixa livre, com até 256 caracteres.
- Número: aceita só números. Use vírgula ou ponto para decimais, como 3,5.
- Sim/Não: uma lista com Sim, Não e Não preenchido.
- Data: abre um calendário.
Preencha e clique em Salvar. Deixar um campo vazio (ou em Não preenchido) apaga o valor daquele campo neste contato. Se um valor não combina com o tipo, o cartão diz qual campo corrigir, por exemplo "Pontos" precisa ser um número (ex.: 42 ou 3,5).
Para criar, renomear ou excluir campos, veja Etapas e campos personalizados.
Nota
A Nota é uma anotação livre sobre o contato, de até 4.000 caracteres, visível só para a sua equipe. Escreva e clique em Salvar. É a mesma nota do cartão no funil de contatos, e funciona também para quem ainda não tem etapa.
Editar a nota faz parte dos planos pagos e do período de teste, como o funil. Nos outros planos, uma nota que já exista aparece só para leitura.
Consentimento
O bloco Consentimento registra se o contato aceitou receber mensagens de Marketing (promoções, novidades) e de Utilidade (avisos sobre pedidos, agendamentos, cobranças) neste canal.
Cada finalidade mostra uma de três situações:
- Não informado: ainda não há nenhum registro.
- Autorizou: o contato aceitou.
- Recusou: o contato não quer receber, ou pediu para sair.
Clique em Autorizou ou em Recusou para registrar. A mudança é gravada na hora, com a data e o seu usuário, e entra no histórico. Não informado aparece só enquanto não existe registro: depois do primeiro, a escolha é entre Autorizou e Recusou.
Embaixo de cada finalidade aparecem a origem do último registro e a data e a hora, no horário de Brasília. A origem é uma destas: Manual (registrado no painel), Importação (veio de uma planilha), Integração (veio de um sistema ligado ao BotoZap), Palavra de saída (o contato mandou uma palavra como "sair") ou Botão na conversa.
Se o BotoZap não conseguir ler o consentimento, o bloco mostra Não foi possível ler o consentimento. Nada foi alterado. e o botão Tentar de novo. Enquanto a leitura não der certo, nada pode ser gravado.
O que o consentimento muda:
- Com Marketing recusado, o BotoZap não envia templates de marketing para o contato, nem numa transmissão nem pela conversa. Templates de utilidade continuam saindo.
- Sem nenhum registro de marketing, o envio não é bloqueado.
- Quando o contato manda só a palavra sair, parar, stop, cancelar ou descadastrar, o BotoZap registra a recusa de marketing sozinho e responde com uma confirmação. Você pode acrescentar outras palavras em Configurações › Clientes, no cliente, em Palavras de saída.
Importar contatos de uma planilha
O botão Importar aparece quando o cliente tem um número de WhatsApp conectado.
Antes de importar
- Salve a planilha como CSV. A primeira linha precisa ser o cabeçalho, com o nome de cada coluna.
- O telefone vai com o código do país e o DDD, só números: 5511999998888. Números brasileiros sem o 55 são recusados.
- Até 2.000 linhas por vez e arquivo de até 512 KB. Para mais que isso, divida em arquivos menores.
- Para trazer o consentimento, use colunas chamadas consentimento_marketing e consentimento_utility, com sim ou nao em cada linha.
- Colunas de campos do tipo Data aceitam 25/09/2026 ou 2026-09-25. Campos do tipo Número aceitam números como 42 ou 3,5, e campos Sim/Não aceitam sim ou não.
Passo a passo
- Em CRM › Contatos, clique em Importar.
- Escolha o arquivo.
- Se o cliente tem mais de um número, escolha o Número de destino: os contatos ficam ligados a ele.
- Confira o Mapeamento das colunas. Para cada coluna do arquivo, o BotoZap sugere o que ela é, mostrando um exemplo da primeira linha:
- Telefone: obrigatória, exatamente uma coluna.
- Nome do contato: vira o nome do contato no BotoZap.
- Campo: e o nome de um campo que já existe.
- Criar campo: cria um campo personalizado novo com o nome da coluna.
- Consentimento marketing e Consentimento utilidade.
- Ignorar: a coluna não é importada.
- Leia o resumo embaixo do mapeamento: quantas linhas serão importadas, quantas têm problema e quais campos serão criados.
- Clique em Importar.
O que acontece depois
O resultado mostra quantos contatos novos foram criados, quantos já existiam e foram atualizados, e quantas linhas foram ignoradas, cada uma com a linha e o motivo (por exemplo, telefone fora do formato ou telefone repetido no arquivo). Clique em Importar outro para mandar mais um arquivo ou em Concluir para fechar.
- Contato que já existia é atualizado, não duplicado. Os campos da planilha entram sem apagar os que ele já tinha. O nome da planilha passa a ser o Nome do contato; uma célula de nome vazia mantém o nome que ele já tinha. O nome do perfil do WhatsApp continua guardado.
- O nono dígito não cria duplicata. Um número brasileiro com e sem o 9 é reconhecido como o mesmo contato.
- Importar não coloca o contato numa etapa nem envia mensagem para ele.
- Linha com valor que não combina com o tipo do campo é ignorada, com o motivo no resultado, por exemplo "Pontos" precisa ser um número (ex.: 42 ou 3,5). As outras linhas entram normalmente.
- É tudo ou nada. Os contatos, os campos novos e o consentimento da planilha são gravados juntos. Se algo falhar no meio, a tela avisa que nada foi gravado, e você pode importar o mesmo arquivo de novo.
Excluir um contato
Use a exclusão quando o contato pedir para ter os dados apagados (pedido de titular, na LGPD) ou quando ele foi criado por engano.
- Abra o cartão do contato (o lápis no fim da linha, ou Editar contato no menu do cartão no funil).
- No fim do cartão, clique em Excluir contato.
- Confira a lista do que será apagado: o contato, com nome, tags, campos e nota; as conversas, com todas as mensagens e mídias; as oportunidades e as demandas, com o histórico; os agendamentos; e os registros de consentimento. Cada item mostra quantos são.
- Digite o nome ou o telefone do contato na caixa de confirmação.
- Clique em Excluir contato.
Atenção: a exclusão é definitiva e não pode ser desfeita. Se o contato voltar a mandar mensagem, ele entra de novo como um contato novo, sem o histórico anterior.
Excluir contatos é uma ação de quem administra a conta.
Problemas comuns
O botão Importar não aparece. O cliente escolhido não tem número de WhatsApp conectado. Confira o cliente no seletor do topo.
Linhas ignoradas com "Telefone inválido" ou "Inclua o código do país". O telefone precisa do código do país e do DDD, só números. Corrija a planilha e importe de novo: os contatos que já entraram são atualizados, não duplicados.
"Escolha exatamente uma coluna de Telefone." Nenhuma coluna, ou mais de uma, está marcada como Telefone no mapeamento. Deixe só uma.
"Limite de 20 campos por conta." A importação criaria campos demais. Troque algumas colunas para Ignorar ou para um Campo: que já existe.
O contato não aparece na busca. Confira se o cliente certo está escolhido no topo: cada cliente tem os seus contatos.
"Não foi possível carregar os contatos agora." Clique em Tentar de novo, no próprio aviso.
Aparece "Só Administrador pode excluir contatos." no cartão. Excluir contatos de vez é do Administrador da conta. Veja Membros e papéis.
"Não foi possível importar os contatos. Nada foi gravado; tente de novo." Houve uma falha no meio da importação e nada entrou. Importe o mesmo arquivo de novo.