As etapas são as colunas do funil: o caminho que o contato e cada oportunidade percorrem, do primeiro contato ao fechamento. Os campos personalizados são as informações que o BotoZap não guarda sozinho e que fazem diferença no seu negócio, como o número do contrato, a data de aniversário ou o plano contratado. As etapas se configuram em Gerenciar etapas, que fica no funil de contatos e em CRM › Oportunidades e demandas; os campos, em CRM › Contatos.
Etapas do funil
Antes de começar
- Mexer nas etapas faz parte dos planos pagos e do período de teste, como o resto do funil.
- As etapas são de cada cliente. Escolha o cliente certo no seletor do topo antes de editar.
- As mesmas etapas servem para o funil de contatos e para as oportunidades em CRM › Oportunidades e demandas.
Passo a passo
- Em CRM › Contatos, clique em Funil de contatos no topo e depois em Gerenciar etapas. O mesmo botão Gerenciar etapas está no topo de CRM › Oportunidades e demandas.
- Para criar, escreva o nome em Nova etapa, escolha a cor e clique em Adicionar. A etapa entra no fim do funil.
- Para renomear, clique no nome, escreva o novo e clique fora da caixa. A mudança é gravada nessa hora.
- Para mudar a cor, clique numa das bolinhas ao lado do nome: cinza, verde, âmbar ou rosa.
- Para mudar a ordem, use as setas de subir e descer à esquerda. A ordem é a das colunas no quadro e a das listas de etapas em todo o painel.
- Para excluir, clique na lixeira e depois em Excluir. A confirmação diz quantos contatos e quantas oportunidades vão ficar sem etapa.
Cada cliente pode ter até 50 etapas, com nomes de até 60 caracteres.
Etapas do sistema
As quatro etapas com que todo cliente começa são Não respondeu, Respondeu, Negociando e Concluído. Elas aparecem com a marca Sistema e não podem ser excluídas, porque o BotoZap usa Não respondeu e Respondeu para classificar sozinho quem recebeu e quem respondeu às transmissões. Você pode renomear, mudar a cor e reordenar todas elas.
O que acontece ao excluir uma etapa
- Os contatos que estavam nela ficam sem etapa e saem do quadro. Continuam na Lista.
- Esses contatos voltam a ser tratados como novos: se entrarem numa transmissão, o BotoZap os coloca em Não respondeu de novo.
- As oportunidades que estavam nela passam para Sem etapa. Nada mais nelas muda, e o histórico de cada uma registra a troca de etapa com o seu nome.
Etapas e o Radar
Cada etapa pode ter um prazo próprio para o Radar avisar que uma oportunidade está parada. Em Atendimento › Radar, clique em Critérios por etapa. Para cada etapa:
- Atenção após (horas): depois desse tempo parada na etapa, ou sem nenhuma atividade, a oportunidade vai para Precisam de atenção.
- Crítico após (horas): passado esse tempo, ela vai para Críticos. Precisa ser maior ou igual ao prazo de atenção.
- Exigir responsável e Exigir próximo passo: o Radar aponta as oportunidades da etapa que estão sem um ou sem o outro.
Clique em Salvar critérios. Sem configuração, vale atenção após 24 horas e crítico após 72 horas, exigindo responsável e próximo passo.
Faz sentido dar prazos maiores para etapas naturalmente lentas (por exemplo, "Aguardando aprovação do cliente") e menores para as que pedem resposta rápida.
Campos personalizados
Antes de começar
- Campos personalizados funcionam em todos os planos.
- Os campos valem para a conta inteira: todos os clientes usam a mesma lista de campos.
- São até 20 campos, com nomes de até 60 caracteres.
Passo a passo
- Em CRM › Contatos, na Lista, clique em Gerenciar campos.
- Escreva o nome do campo na caixa Novo campo, por exemplo "Aniversário".
- Escolha o tipo: Texto, Número, Sim/Não ou Data.
- Confira a Chave que aparece embaixo. Ela é criada a partir do nome e é usada pelas integrações para encontrar o campo.
- Clique em Adicionar.
O campo vira uma coluna nova na lista de contatos e um campo a mais no cartão de cada contato, com o controle do tipo escolhido: caixa de texto, caixa só de números, lista Sim/Não ou calendário.
Importante: a chave e o tipo não mudam depois de criados. Se escolheu o tipo errado, crie outro campo.
Para renomear, clique no nome, escreva o novo e clique fora da caixa. A chave continua a mesma. Para mudar a ordem das colunas, use as setas. Para excluir, clique na lixeira e depois em Excluir.
O que acontece ao excluir um campo
A coluna some da lista e do cartão do contato. O valor que já estava gravado em cada contato não é apagado: ele continua guardado e segue disponível para as integrações. Se você criar de novo um campo com a mesma chave, os valores antigos voltam a aparecer.
Onde os campos aparecem
- Na lista de contatos, como colunas, e na busca da lista.
- No cartão do contato, para preencher, com o controle do tipo: Número aceita só números, Sim/Não oferece Sim e Não, e Data abre um calendário. O valor é gravado como número, como sim ou não, ou como data.
- No cartão do funil de contatos (até dois campos preenchidos).
- Nas oportunidades e demandas, no formulário de cada registro, com o mesmo controle do tipo.
- Na importação de planilha, para receber colunas do arquivo.
- Nas réguas: uma régua pode começar pela Data do contato, usando um campo do tipo Data, como aniversário ou vencimento do contrato.
Na lista, os valores aparecem no formato de cada tipo: Sim ou Não, números com vírgula (3,5) e datas como 25/09/2026.
Problemas comuns
"Esse nome não gera uma chave válida. Use letras ou números." O nome do campo não tem nenhuma letra ou número. Use um nome como "Contrato" ou "Plano 2026".
"Já existe um campo com a chave …" Outro campo gera a mesma chave (por exemplo, "Plano" e "plano"). Use um nome diferente ou aproveite o campo que já existe.
"Limite de 20 campos por conta." Exclua um campo que não usa mais antes de criar outro.
A lixeira não aparece numa etapa. É uma etapa do sistema: ela pode ser renomeada, mas não excluída.
"O funil faz parte dos planos pagos (Starter e Pro) e do período de teste…" Criar, editar, reordenar e excluir etapas pede um plano pago ou o período de teste. Veja Configurações › Plano.
"… precisa ser um número (ex.: 42 ou 3,5)." ou "… precisa ser Sim ou Não." O valor digitado no cartão, no formulário de uma oportunidade ou numa planilha não combina com o tipo do campo. Corrija o valor indicado.