Automações (réguas)

Uma régua é uma sequência de templates que o BotoZap manda sozinho quando algo acontece: o aniversário do contato chega, o contato entra numa etapa do funil, um agendamento se aproxima. Você monta a régua uma vez e cada contato que se encaixa nela anda pela sequência no próprio ritmo, com espera entre uma mensagem e outra.

A régua não usa IA: ela manda os templates que você escolheu, com as variáveis preenchidas pelos dados do contato. Para uma sequência em que a IA escreve e decide conforme a resposta, use os Follow-ups e retornos.

Tudo fica em Campanhas › Automações, para o cliente escolhido no seletor do topo do painel.

Antes de começar

• Tenha templates Aprovados neste cliente. O editor só lista templates aprovados em que o único dado a preencher é o texto do corpo, porque é isso que a régua sabe tirar do contato. Templates com mídia, localização ou texto variável no cabeçalho, com botão que pede valor, de carrossel ou de Autenticação não aparecem: para eles, use uma transmissão. Veja Templates.
• Para réguas por data, o contato precisa ter um campo personalizado do tipo Data preenchido, como aniversário ou última visita. Os campos se criam em CRM › Contatos, em Gerenciar campos.
• Para templates de Marketing, o contato precisa ter aceitado receber marketing. Veja Consentimento abaixo.

A tela de automações

A lista tem três abas: Em uso, Arquivadas e Acompanhamentos. A tabela mostra, para cada régua, Quando ela dispara, quantas Mensagens tem e quantos contatos estão Em andamento. O botão de cada linha liga e desliga a régua: Ativa ou Pausada.

Abaixo da lista fica Comece com um modelo.

Comece com um modelo

Os modelos prontos já trazem o gatilho, o texto e a espera. Filtre por segmento (Geral, Salão, Clínica, Loja, Oficina, Serviços) e clique em Usar modelo.

Todos usam templates de Utilidade, sem oferta.

Se o cliente tem mais de um número conectado, escolha antes em Número que envia as mensagens do modelo, logo abaixo do título. Com um número só, esse campo não aparece.

Ao usar um modelo, o BotoZap:

1. Cria o template do modelo no número escolhido, se ele ainda não existe, e envia para a aprovação da Meta. Se o template do modelo já existe nesse número e foi recusado ou pausado pela Meta, o BotoZap reenvia o texto do modelo para uma nova análise.
2. Cria o campo de data do modelo em CRM › Contatos, se ainda não existir. Preencha a data em cada contato.
3. Cria a régua. Se o template já está aprovado, ela nasce ativa e o aviso diz Régua “…” criada e ativa. Se não, ela fica pausada até a Meta aprovar e liga sozinha quando a aprovação chega: o aviso diz Ela fica pausada e liga sozinha quando a Meta aprovar o template.

O cartão do modelo passa a mostrar Em uso. Enquanto espera a aprovação, a régua mostra Pausada: esperando a Meta aprovar o template na lista e no editor.

Se a Meta recusar o template depois, a régua continua pausada com Pausada: a Meta recusou o template — confira o motivo em Templates; o motivo da recusa aparece em Campanhas › Templates. Se a Meta pausar ou desativar o template, a régua mostra Pausada: a Meta pausou o template por baixa qualidade — confira em Templates ou Pausada: a Meta desativou o template — troque o template da régua. Nos três casos você recebe um e-mail.

Arquivar a régua de um modelo libera o modelo: Usar modelo volta a aparecer e cria uma régua nova. A régua arquivada continua em Arquivadas, com o histórico.

Se a Meta recusar o template já na criação, a régua não é criada e o aviso mostra A Meta recusou o template do modelo: seguido do texto da Meta.

Passo a passo: criar uma régua

1. Abra o editor

Clique em Nova régua. No topo, escreva o Nome da régua, como "Lembrete de revisão".

2. Escolha o gatilho

No cartão Quando, escolha o gatilho e complete a frase:

• Data do contato: "Enviar [N] [dias antes / dias depois / no dia] de [campo de data]". Marque Repetir todo ano para datas como aniversário. A régua só programa o envio no próprio dia: com a repetição desligada, uma data que já passou não dispara.
• Data do agendamento: "Enviar [N] [horas antes / horas depois / no horário] do agendamento de [todos os serviços ou um serviço]". Vale para agendamentos criados depois da régua. Agendamento cancelado ou com falta não recebe; se for reagendado, a régua recomeça no novo horário.
• Etapa do contato: quando o contato entra numa etapa do funil de contatos.
• Etapa da oportunidade: quando uma oportunidade aberta entra numa etapa do CRM.
• Estado da demanda: quando uma demanda fica Aberta, Em andamento ou Aguardando cliente.

3. Regras de parada

Abaixo da frase:

• Parar quando o contato responder: se o contato mandar mensagem, as próximas da régua não saem. Deixe marcado quando a régua serve para puxar conversa.
• Parar ao sair da etapa (réguas de etapa do contato ou da oportunidade) ou Parar quando a demanda mudar de estado (réguas de demanda): se o contato ou a oportunidade sair da etapa, ou a demanda mudar de estado, as próximas mensagens não saem. Nos gatilhos por data essa opção não aparece.

Oportunidade encerrada e demanda resolvida sempre encerram a régua daquela oportunidade ou demanda.

4. Janela de horário

Em "Só entre [9h] e [20h]", escolha o horário em que as mensagens podem sair, no horário de Brasília. Uma mensagem que cairia fora da janela sai no próximo início dela. O fim precisa ser depois do início.

5. Mensagens

Cada mensagem da régua é um template:

1. Em "Esperar [N] [minutos / horas / dias]", defina a espera. Na primeira mensagem, a espera conta a partir do gatilho; nas seguintes, a partir da mensagem anterior.
2. Escolha o template em Escolha um Template aprovado. O texto aparece logo abaixo.
3. Em Preencher com, diga de onde vem cada variável do template: Nome do contato, um campo personalizado do contato, Nome do cliente (empresa) ou Texto fixo. Nas réguas de agendamento também há Data do agendamento, Horário do agendamento e Data e horário do agendamento.
4. Para mais mensagens, clique em Adicionar mensagem (até 50). As setas mudam a ordem e a lixeira remove.

6. Salve

Marque Ativar ao salvar para a régua já começar a valer, ou deixe desmarcado para ativar depois. Clique em Criar régua na barra de baixo. Descartar desfaz as mudanças.

Para ativar, todos os templates da régua precisam estar aprovados neste cliente. Se algum não estiver, a tela diz Para ativar a Régua, todos os Templates dos passos precisam estar aprovados neste Cliente.

Mudar, pausar e arquivar

Abra a régua pela lista. Ajuste o que quiser e clique em Salvar régua.

As mudanças valem para os próximos contatos que entrarem. Quem já estava com envio programado segue a sequência que valia quando entrou, para ninguém receber uma mistura das duas versões.

• Pausar (no topo da régua ou no botão da lista): nada sai enquanto a régua está pausada, e ela mostra Pausada por você. Os contatos que já estavam na régua esperam e seguem ao ativar de novo. Salve ou descarte as mudanças antes de pausar.
• Ativar: volta a enviar. Os templates precisam continuar aprovados.
• Arquivar, no menu Mais ações: interrompe os envios pendentes e guarda a régua e o histórico em Arquivadas. Uma régua arquivada abre só para leitura.

Se um template da régua deixar de ser aprovado, a mensagem mostra indisponível para novos envios e aquele passo não sai.

Consentimento

Numa régua, template de Marketing só sai para quem aceitou receber marketing naquele número. Quem nunca informou não recebe: o acompanhamento para com O contato não aceitou receber marketing. Quem recusou, por uma palavra de saída ou por registro no cadastro do contato, para com O contato recusou marketing.

Templates de Utilidade e Autenticação não dependem desse aceite. Por isso os modelos prontos usam Utilidade.

Isso é mais rígido que nas transmissões, que só deixam de fora quem recusou. Como registrar o aceite está em Campanhas.

Acompanhar os disparos

Cada vez que um contato entra numa régua, nasce um acompanhamento: a sequência daquele contato, com o histórico de cada mensagem.

• No editor da régua, a aba Acompanhamentos e o quadro de mesmo nome mostram os mais recentes. Ver todos abre a lista Acompanhamentos só dessa régua.
• Na lista de automações, a aba Acompanhamentos abre a lista de todas as réguas do cliente, inclusive as arquivadas.

Na lista, filtre por Situação (Programado, Em andamento, Concluído, Interrompido ou Falha) e clique em Aplicar filtro. Cada cartão mostra a régua, o contato, a data e, se parou, o motivo. Clique em Ver acompanhamento para abrir o detalhe.

O detalhe mostra cada Passo, com o texto enviado, o horário e a situação: Aguardando envio, Enviando, Enviado, Enviado · entregue, Enviado · lido, Não enviado, Envio sem confirmação ou Falhou.

Num passo que parou ou falhou, o motivo aparece logo abaixo da situação, com o mesmo texto do acompanhamento. Motivos mais comuns:

• O contato respondeu: a régua tinha Parar quando o contato responder marcado.
• Oportunidade ou demanda saiu do acompanhamento: o alvo mudou de etapa, foi encerrado ou resolvido.
• O contato não aceitou receber marketing ou O contato recusou marketing: template de Marketing sem aceite do contato.
• Template indisponível para o número: o template não está mais aprovado.
• Franquia mensal de templates do plano esgotada: a franquia do plano acabou. O passo não espera a virada do mês: o acompanhamento termina. Veja o uso em Configurações › Plano.
• Número desconectado — reconecte em Configurações › Canais: o número do contato perdeu a conexão com a Meta.
• Conta do WhatsApp com restrição na Meta: a conta do WhatsApp do número está banida ou restrita. Resolva no WhatsApp Manager.
• Contato sem número de WhatsApp utilizável: o contato não tem um número para onde enviar.
• Faltou o valor de uma variável do template — confira os dados do contato: o contato não tem o nome ou o campo usado numa variável.
• Agendamento cancelado, Agendamento reagendado ou Comparecimento registrado: mudou o agendamento que disparou a régua.
• Envio sem confirmação — confira a conversa antes de reenviar: o BotoZap não conseguiu confirmar se o WhatsApp recebeu. Ele não reenvia sozinho, para não duplicar a mensagem.
• Interrompido manualmente: o acompanhamento foi interrompido em Interromper acompanhamento.

Quando a própria Meta recusa o envio, o motivo aparece em português, como O contato não pôde receber: o número pode não ter WhatsApp ou estar desatualizado ou A Meta segurou a mensagem de marketing para não sobrecarregar o contato. Um motivo que a Meta não detalha aparece como A Meta recusou o envio.

Quando um envio é bloqueado ou falha, o dono da conta recebe um e-mail com o link para o acompanhamento, no máximo um por motivo e régua a cada dia. O e-mail traz o motivo com o mesmo texto do painel, por exemplo "O acompanhamento parou: Franquia mensal de templates do plano esgotada." Parar porque o contato respondeu, saiu da etapa ou porque a régua foi pausada não gera e-mail.

Interromper ou assumir um acompanhamento

• Interromper: no detalhe de um acompanhamento Programado ou Em andamento, clique em Interromper acompanhamento. As mensagens que faltam não saem.
• Assumir: num acompanhamento com Falha ou Interrompido, escreva em Como será feito o próximo contato? o que a equipe vai fazer (por exemplo, "liguei para o cliente") e clique em Assumir acompanhamento manualmente. Nada é reenviado; a anotação fica registrada como Assumido pela equipe e o histórico mostra Acompanhamento assumido pela equipe.

Se uma mensagem estiver saindo naquele instante, a tela pede para atualizar e tentar de novo.

O que acontece depois

• A régua confere todo minuto quem entrou no gatilho. Em horários de muito movimento, uma mensagem pode sair alguns minutos depois do previsto.
• Antes de cada envio, o BotoZap confere de novo o consentimento, o template, a etapa e se o contato respondeu.
• Cada mensagem enviada conta na franquia mensal de templates do plano, igual às transmissões.
• Para conferir: a coluna Em andamento da lista mostra quantos contatos estão na régua, e o histórico mostra cada envio.

Problemas comuns

O campo de data não aparece no gatilho. O editor mostra nenhum campo de data. Crie um campo do tipo Data em CRM › Contatos, em Gerenciar campos.

A régua não ativa. Algum template da régua não está aprovado neste cliente. Confira em Campanhas › Templates.

A régua está ativa, mas ninguém recebe. Confira se os contatos têm a data preenchida (réguas de data), se entraram na etapa com a régua já ativa (réguas de etapa) e se, com template de Marketing, aceitaram receber marketing.

Usar modelo avisa "Etapa do Funil não encontrada neste cliente." Os modelos de etapa usam as etapas padrão Negociando e Não respondeu. Se o cliente não tem essas etapas, crie a régua pelo editor, escolhendo a etapa certa.

Aparece "Esta Régua mudou." Outra pessoa salvou a régua enquanto você editava. Sua edição continua nos campos. Clique em Descartar edição e recarregar Régua para ver a versão atual e refazer a mudança.