Os dados da sua operação são seus. A exportação reúne tudo o que o BotoZap guarda sobre os seus contatos e envios em um arquivo para você levar, guardar ou abrir numa planilha. Não precisa abrir chamado nem esperar prazo: você pede, o BotoZap monta o arquivo em segundo plano e avisa por e-mail quando estiver pronto.
A tela fica em Configurações › Exportar dados. Há atalhos para ela em Configurações (quadro Exportar dados), em Plano (no quadro Cancelar assinatura) e na Zona de perigo, ao lado de Excluir workspace….
Antes de começar
- Só o Administrador exporta, que é você se criou a conta. O arquivo leva os dados pessoais de todos os contatos, por isso a tela avisa Só Administrador pode exportar os dados do workspace para quem é Operador.
- Com mais de um cliente na conta, você escolhe exportar tudo ou só um cliente.
- Se você pediu para excluir o workspace, a exportação continua liberada durante os 30 dias de somente leitura. É o momento certo para levar os seus dados. Veja Configurações gerais.
O que vem no arquivo
Um arquivo .zip com uma planilha (CSV) de cada tipo e um LEIA-ME.txt:
- contatos: nome, telefone, canal, etapa do funil, tags, campos personalizados, observações e consentimentos, com as datas.
- conversas: cada conversa, com canal, número e as datas de criação, última mensagem e encerramento.
- mensagens: texto, tipo, direção (recebida ou enviada), data, status e origem de cada mensagem, inclusive o histórico trazido do aplicativo do WhatsApp.
- transmissões: cada transmissão, com o template, o status e os totais de enviadas, entregues, lidas e falhas.
- envios: o registro de envio, com um item para cada destinatário de transmissão e para cada mensagem enviada pela API, e o status de cada um.
As mídias (fotos, vídeos, áudios e documentos) não vão dentro do arquivo. Cada mensagem com mídia traz o nome, o tipo e o tamanho, e os arquivos continuam disponíveis nas conversas enquanto a conta existir.
As planilhas usam ponto e vírgula como separador e acentos em UTF-8, o jeito que o Excel e o Google Planilhas em português abrem direto. As datas estão em UTC (o horário de Brasília é UTC menos 3 horas).
Passo a passo
- Abra Configurações › Exportar dados.
- Se houver mais de um cliente, escolha A conta inteira (todos os clientes) ou Só o cliente e o nome dele.
- Clique em Gerar exportação. Aparece Exportação pedida. Avisamos por e-mail quando estiver pronta.
- Acompanhe em Exportações pedidas. A situação passa de Na fila para Gerando e Pronta; a lista se atualiza sozinha.
- Quando ficar Pronta, clique em Baixar. Você também recebe um e-mail com o caminho para a tela.
O que acontece depois
- O arquivo fica disponível por 7 dias (a coluna Disponível até mostra o dia e a hora) e depois é apagado. Passado o prazo, a situação vira Expirada e basta pedir de novo.
- O botão Baixar gera um link novo a cada clique, que vale poucos minutos. O arquivo fica guardado com criptografia e só quem é Administrador da conta consegue baixar.
- A tela guarda quem pediu e quando, para a conta saber de cada exportação.
- Pedir de novo enquanto uma exportação igual ainda está na fila não cria outra: vale a que já está sendo feita.
Pela API
Uma integração com chave de API pode pedir a mesma exportação, em JSON, com os escopos Pedir exportações de dados e Ler exportações de dados. Aplicativos conectados, como o ChatGPT, não exportam dados.
Problemas comuns
A exportação ficou como "Não concluída". A própria linha explica o motivo. Se houver dados demais para um arquivo só, peça a exportação de um cliente de cada vez. Nos outros casos, peça de novo; se acontecer outra vez, fale com o suporte.
A exportação está "Na fila" há muito tempo. Ela entra na fila de segundo plano e costuma ficar pronta em poucos minutos, mas contas com muitas mensagens levam mais. A tela se atualiza sozinha.
O Excel mostrou tudo numa coluna só. Abra o arquivo pelo menu Dados › De texto/CSV e escolha ponto e vírgula como delimitador.
O botão Baixar sumiu. O arquivo passou dos 7 dias e foi apagado. Peça uma nova exportação.